Kolejne niechciane wyskakujące okienko, jednak Unia Europejska wymaga od nas, byśmy poinformowali Cię o wykorzystywaniu i zjadaniu twoich ciasteczek (cookies) oraz wykorzystywaniu Twoich super tajnych danych. Robimy to tylko po to, by zwiększyć komfort i funkcjonalność portalu oraz dlatego, że jesteśmy głodni i lubimy ciasteczka. Zgodnie więc z Polityka Prywatności, czuj się poinformowany nasz drogi użytkowniku.

Zanim przejdziemy do właściwej części tego tekstu, musimy sobie nakreślić obecną sytuację i odpowiedzieć na pytanie, czy w ogóle wiemy, czym się taki organizator zajmuje. Bo przecież jaki konwent jest, każdy widzi. Organizacja wydarzeń wygląda na prostą rzecz, gdy spoglądamy już na efekt. Zacznijmy więc od podstaw.

Co robi organizator konwentu?

W dużej mierze jest to robota przedkonwentowa, mająca na celu przygotowanie imprezy, by w ogóle mogła się ona odbyć. Wchodzi tu w grę kilka czynników. Od razu mówię, że pozwolę sobie na duże uproszczenia, gdyż nie jest to poradnik „jak zrobić konwent”, a jedynie wyjaśnienie, jak wiele pracy wymaga każdy event.

Weź kredyt, zmień pracę – faza planowania wydatków

organizatorzy oldtownPierwszą i najważniejszą rzeczą są oczywiście finanse. To od nich głównie zależy wybór lokacji, w której odbędzie się nasze wydarzenie. Dodatkowo będziemy wiedzieli, na ile możemy sobie pozwolić, zapraszając gości czy przygotowując sale tematyczne. Są też inne wydatki stałe, takie jak zakup smyczy i identyfikatorów, koszulek konwentowych (które nie zawsze się sprzedadzą), środków czystości (papier toaletowy, mydło), koszty promocji (plakaty, ulotki czy banery) oraz masa nakładów niewidocznych, czyli serwer, na którym stoi strona czy różne usługi (zrobienie tej strony, choć to często jest wykonywane przez wolontariuszy). Niestety, wielkość budżetu w większości przypadków określa się szacunkowo, między innymi na podstawie założenia, ile wejściówek się sprzeda. Owszem, są sponsorzy, ale ci rzadko są chętni wyłożyć gotówkę, a wolą rozliczać się w barterze (to oczywiście czasem obcina niektóre koszty, ale nie rozwiązuje problemu braku pieniędzy na organizację). Ostatnim utrudnieniem są ceny miejscówek. Wielu z Was pewnie tego nie wie, ale koszty wynajęcia szkoły na konwent mieszczą się w przedziale między 2 a 20 tysięcy(!) złotych zależnie od miejsca. A to tylko szkoła. Co w przypadku hal targowych i innych tego typu obiektów, których ceny wynajmu nieraz przekraczają 50-80 tysięcy złotych? Następni są goście. Tym wypada zapłacić za dojazd, jedzenie i jakiś hotel (choć to nie reguła). Dodatkowo część gości życzy sobie do tego jeszcze zapłatę za samą obecność i kwota ta różni się w zależności od osoby i wydarzenia. Za gości zagranicznych też zapłacimy więcej przez koszty transportu i inne dodatkowe wydatki.

Dorzućmy sale tematyczne. Myślicie, że UltraStar, gamesroom z planszówkami, DDR czygamesroom falkon konsolówka są za darmo? Nic bardziej mylnego! To także kosztuje (choć czasem udaje się to załatwić w ramach barteru lub w inny sposób).

Do tego mamy całą masę mniejszych i większych rzeczy, których opisanie zajęłoby mi następne trzy strony. Ale chodzi tu o sam fakt, że to wszystko trzeba załatwić, kupić, wynegocjować ceny, znaleźć dostawcę i tak dalej, a to zajmuje mnóstwo czasu i kosztuje niemałe pieniądze.

Masz kredyt? Teraz go wydaj. Na przykład na budynek

Centrum Kultury Zamek Wrocławskie Dni FantastykiNo dobrze, skoro kwestie planowania finansów mamy za sobą, to teraz czas wziąć się za wydawanie pieniędzy. Żeby konwent był na odpowiednim poziomie, trzeba znaleźć miejscówkę, która pomieści wszystkich naszych uczestników i zapewni im komfortowe warunki. Mamy tu sporo zmiennych. Jeżeli jest to impreza co najmniej dwudniowa, to większość organizacji gwarantuje konwentowiczom nocleg w szkole bądź hali, a to rozszerza potrzebną nam powierzchnię niemal o połowę lub wymaga wynajęcia dodatkowego budynku, co oczywiście znacznie zwiększa koszty organizacji. Nawet jeśli znajdziemy odpowiednią placówkę, to przed nami jeszcze tygodnie, jeżeli nie miesiące negocjowania korzystnej umowy. Często zapytania są wysyłane do wielu obiektów i wybiera się ten gwarantujący najkorzystniejszą cenę i jakość. A jeszcze trzeba poświęcić czas na sprawdzenie stanu budynku, jakie oferuje sale i ile realnie miejsca otrzymujemy w pakiecie.

Uczyń konwent atrakcyjnym – prelekcje nie poprowadzą się same

Na każdym konwencie mamy atrakcje w postaci prelekcji,prelekcje na Imladris konkursów, paneli, sesji RPG, LARP-ów, warsztatów… W zależności od tego, ile dni trwa wydarzenie i ile sal tematycznych mamy do wykorzystania, program może wymagać nawet kilkuset godzin zajęć, a to oznacza mnóstwo pracy nad tabelą programową. Trzeba również ogłosić nabór i zaprosić ludzi/ekspertów w swoich dziedzinach, by także dorzucili kilka słów od siebie. Przy założeniu, że zgłosiła się odpowiednia liczba osób ze swoimi atrakcjami, trzeba jeszcze te punkty przydzielić do odpowiednich sal i godzin, często idąc na różne kompromisy, kierując się też uwagami w zakresie preferowanych godzin prowadzenia atrakcji. Jest to doprawdy tytaniczny wysiłek, poczynając od sprawdzenia i przeczytania wszystkich maili z propozycjami, aż po ułożenie tabeli godzinowej.

Nie tylko organizator bierze pieniądze, czyli co z wystawcami

wystawcy black monkWażni są także wystawcy. Trudno sobie wyobrazić konwent, na którym nie kupisz koszulki, kubka czy przypinki. Wypada również zadbać o zaplecze gastronomiczne, które czasem organizatorzy przygotowują we własnym zakresie, oferując tosty, zapiekanki i inne proste potrawy, jednak często możemy też zjeść posiłek przygotowany przez firmy z branży gastronomicznej czy skorzystać z coraz popularniejszych food trucków. I po raz kolejny trzeba z każdym z tych podmiotów negocjować umowy, lokować w wyznaczonych miejscach, zbierać zaliczki itd.

Sława i chwała – jak wypromować konwent?

wystawa Star Wars na festiwalu fantastyki PyrkonA co z promocją? Jak ludzie mają dowiedzieć się o tym, że nasze wydarzenie w ogóle się odbędzie? Dziś jest to znacznie prostsze niż kiedyś. Mamy Facebooka, dzięki któremu wieści rozchodzą się w błyskawicznym tempie. Ale jeżeli jest to pierwsza edycja konwentu, trzeba zadbać o jej reklamę. Pokazać się szerszej publiczności i zainteresować potencjalnego uczestnika. A to niełatwe zadanie, kiedy wszelakich imprez w roku kalendarzowym jest blisko 200… Trzeba pisać maile, dzwonić, promować się (nieraz płacąc za to gotówką) na portalach tematycznych czy udzielać się w mediach społecznościowych. Sposobów jest sporo, ale każdy wymaga poświęcenia mnóstwa czasu.

Praca, praca…

Ostatnią, równie ważną rzeczą niezbędną by konwent w ogóle nam zadziałał, jest obsługa.helperzy na konwentach Potrzebujemy małej armii do obsługi poszczególnych aspektów. Musimy zadbać o ochronę i medyków (za pracę których także trzeba zapłacić!), do tego o helperów obsługujących akredytację, kwestie techniczne, sprzątanie, uzupełnianie zapasów, przygotowanie szkoły przed imprezą czy choćby informowanie uczestników o tym, co się dzieje bądź gdzie zlokalizowana jest jaka sala. A przecież helperzy/gżdacze nie biorą się znikąd. Trzeba ich zrekrutować, sprawdzić, wyszkolić, przydzielić zadania…

Do tego wszystkiego dorzućmy organizację konkursu cosplay (znów zgłoszenia, weryfikacja, ustalanie kolejności występów, jury, przygotowanie sceny i świateł), koncertów, pokazów i innych atrakcji dodatkowych – w ten sposób otrzymujemy uproszczoną formułę konwentu oraz pobieżny wgląd w ilość pracy, jaką trzeba wykonać, żeby wydarzenie w ogóle się odbyło. A to przecież dopiero początek…

Klient płaci, klient wymaga

Wiemy już, jak wygląda organizacja konwentu. Teraz spójrzmy na drugą stronę – uczestników. Można zauważyć tendencję do wymagania pewnych stałych atrakcji, które pojawiają się obecnie na niemal każdej imprezie.konsolowka na konwencie UćkonSą to choćby konkursy cosplay, rozrywka elektroniczna w formie DDR, konsolówki czy Osu! albo gamesroom z grami planszowymi. Tak samo trudno sobie wyobrazić konwent bez wystawców czy jakiejś kawiarenki. Utarło się także, że impreza trwająca dłużej niż jeden dzień powinna zapewnić miejsca noclegowe. I z jednej strony jest to zrozumiałe, bo przecież takie rozwiązanie spotykamy na większości konwentów, z drugiej natomiast, czy to naprawdę jest standard? Szczególnie przy obecnych cenach akredytacji wynoszących średnio 40-50 zł za trzydniową imprezę. Spróbujmy porównać konwenty do innych wydarzeń. Koncerty kosztują od 40 zł do 400 zł w zależności od artysty. Zostańmy jednak przy polskich zespołach i załóżmy, że płacimy od 40 zł do 100 zł za koncert trwający 2-3 godziny, w czasie którego nie ma dodatkowych atrakcji, wystawców i większości rzeczy, które opisaliśmy wyżej. Trzeba opłacić artystę (ten po prostu bierze zwykle, choć nie zawsze, procent ze sprzedaży biletów), miejscówkę (choć tu też nie do końca, bo zwykle organizatorem są właśnie lokale, w których koncert się odbywa, więc zostają koszty własne bez wynajmu) oraz jakieś wydatki dodatkowe typu identyfikatory etc. I tutaj mamy sytuację, w której zarówno artysta, jak iteatralna scena cosplay niucon organizator zarabiają realne pieniądze. Natomiast konwent, przy średnim koszcie 40-50 zł za wejściówkę i dwóch, trzech dniach stałej zabawy najczęściej zostaje po imprezie właściwie z niczym. Wymagania wciąż rosną, uczestnicy potrafią być niezadowoleni i skreślać konwent z byle powodu, podczas gdy przy najmniejszych podwyżkach w zakresie akredytacji zaczyna się publiczna dyskusja nierzadko przekształcająca się w lincz na organizatorach. Przykładem są tu choćby ostatnie podwyżki cen biletów na Animatsuri czy Pyrkon, które odbiły się szerokim echem. Mamy tutaj do czynienia z zachowaniami roszczeniowymi, które są zasadne w wypadku imprez zarobkowych, bo wydarzenie jest komercyjne, to dlaczego mamy nie dostać czegoś, za co zapłaciliśmy? Ale z konwentami sprawa jest bardziej skomplikowana. Większość z nas nie zdaje sobie sprawy, że jest to ciężka praca wymagająca wielu wyrzeczeń, poświęcenia masy czasu oraz oczywiście wiedzy, a organizatorzy rzadko otrzymują cokolwiek poza satysfakcją z dobrze wykonanego zadania.

Trochę historii i analiza rynku

Temat, o którym teraz nieco powiem, można rozwinąć w całym osobnym artykule, postaram się jednak skrócić go do minimum i przedstawić tylko najpotrzebniejsze informacje.

maly konwent - SnowdropMusimy się cofnąć do lat dziewięćdziesiątych, kiedy to konwenty były małymi wydarzeniami o charakterze lokalnym, na kilkadziesiąt osób. Mało który event przekraczał 200 uczestników, a to z prostych względów: Internet nie był tak powszechny jak dziś, informacje docierały do potencjalnych uczestników pocztą pantoflową lub za pośrednictwem klubów tematycznych. Dostęp do książek, komiksów, filmów czy anime był bardzo ograniczony. Ciężko było zdobyć ulubiony zeszyt czy w ogóle zainteresować się tematem, o którym co najwyżej gdzieś słyszeliśmy. Dopiero 10-15 lat temu zaczęło się to zmieniać i przez ostatnią dekadę konwenty urosły do astronomicznych wręcz rozmiarów. Przyczynił się do tego Facebook, popularyzacja fantastyki w niemal każdej formie, od gier, przez książki i filmy, a na animacjach kończąc, oraz oczywiście praktycznie nieograniczony dostęp do informacji. Dużo łatwiej znaleźć to, co nas interesuje, wymienić się informacjami czy nawet przeprowadzić jakąś kampanię promocyjną.

Stare konwenty były tanie, budżetowe i często nieformalne. Wydatków prawie nie było, więc i koszty plasowały się na niskim poziomie. Smyczek właściwie nie było, a identyfikatory wieszało się na sznureczkach bądź wstążkach. Takich rozwiązań, które dziś prawdopodobnie spotkałyby się z dezaprobatą, było więcej. A i koszty wynajęcia budynku z racji liczby uczestników były niższe lub zerowe, bo konwent można było zorganizować choćby w młodzieżowym domu kultury. Wraz z biegiem czasu i dostępem do informacji powinno się to zmienić. Tak działa rynek. Jest wzrost zainteresowania, rośnie liczba odwiedzających, wzrastają też koszty i organizatorzy dorzucają do ceny biletów jakiś grosz za swoją pracę. Ale nie w przypadku konwentów. Tu nadal utrzymywali imprezy na niskich budżetach, tnąc gdzie się dało i mimo wzrostu zainteresowania starali się nie podnosić cen i robić konwenty bez własnego zysku. Z jednej strony to chwalebne, z drugiej spowodowało dzisiejszą sytuację, w której uczestnicy zauważają każdą podwyżkę cen i liczą na nowe atrakcje czy wzrost jakości, który za tym idzie. Trudno więc przemycić dodatkowe pieniądze, które służyłyby wynagrodzeniu wysiłków organizujących. Tak naprawdę organizatorzy dobrocią i chęcią popularyzacji swojego hobby doprowadzili do tego, że konwentowy „biznes” nie jest w stanie zarabiać. Powoli się to zmienia, ale nie na skalę, jaka pozwoliłaby na pełną profesjonalizację branży, dlatego mamy między innymi półamatorskie lub amatorskie media, konwenty w szkołach czy brak dużych kampanii marketingowych o zasięgu krajowym.

No to ile zarabia ten organizator?

Myślę, że jesteśmy już gotowi naorganizatorzy niucon odpowiedź na najważniejsze pytanie tego tekstu. Pozwoliłem sobie w różnej formie przepytać organizatorów rozmaitych imprez. Od tych dużych na kilka/kilkanaście tysięcy uczestników, po najmniejsze na zaledwie 200 dusz. Dane nie są dokładne, bo ich zdobycie wymagałoby wielotygodniowych badań, ale na podstawie wieloletniego doświadczenia w branży oraz właśnie tych rozmów i niedoskonałej ankiety dochodzimy do następujących wniosków:

  1. Organizatorzy konwentów nie zarabiają na ich organizacji, a jeżeli już się komuś uda, to nie są to pieniądze wynagradzające podjęty wysiłek i poświęcony czas.
  2. Wynajęcie miejscówki pod konwent pochłania większość budżetu i plasuje się na poziomie 60-80% wszystkich wydatków, a są to pieniądze rzędu 15-20 tysięcy złotych i więcej. Nierzadko ta kwota rośnie do 50-80 tysięcy!
  3. Wiele imprez organizowanych jest przez cały sztab ludzi. Nawet odliczając pomniejszych koordynatorów, gżdaczy i helperów, a skupiając się na organizatorach i głównych koordynatorach, bardzo często jest to ponad 10 osób.
  4. Zapytaliśmy organizatorów, ile roboczogodzin średnio poświęcają na organizację konwentu. W zależności od pełnionej funkcji i zakresu obowiązków było to przeważnie od 51 godzin do ponad 200(!), z czego ta ostatnia odpowiedź pojawiała się najczęściej. Przypominam, że organizowanie konwentu zaczyna się bardzo często już na wiele miesięcy przed tym, jak się ma on odbyć.
  5. Po konwencie rzadko zostają pieniądze, a jeśli już, to często idą na pokrycie kosztów własnych, jak opłaty za magazynowanie, siedzibę stowarzyszenia czy inne tego typu wydatki, bo niestety, sprawy finansowo-organizacyjne wcale nie kończą się wraz z zakończeniem konwentu. Trzeba się jeszcze rozliczyć, posprzątać, składować gdzieś wszystko, co było nam potrzebne do organizacji (sprzęt elektroniczny, materiały reklamowe, dekoracje, ławki i krzesła oraz cała masa innych klamotów). Należałoby też przypilnować wywiązania się z zobowiązań przez media (choć nie każda organizacja to robi, a powinna) i… zacząć przygotowywać kolejną edycję, dbać o promocję wydarzenia czy napisać podsumowanie.
  6. Na koniec smaczek: zapytaliśmy, czy organizatorzy chcieliby zarabiać na tym, co robią, i tutaj mamy niespodziankę. Mniej więcej 30% opowiedziało się za opcją wolontariatu. Wnioski na ten temat możecie wyciągnąć sami.
  7. Oczywiście wyniki będą różne w zależności od charakteru czy rozmiaru imprezy i dane te są mocno uśrednione, niemniej ogólny pogląd na sytuację macie.

Słowo na koniec

Jak sami widzicie, organizacja wydarzeń to nie jest łatwa praca. Teraz wiecie też, że w większości przypadków jest to robota wykonywana praktycznie za darmo i bez żadnych realnych korzyści dla organizującego. Dlatego też apelujemy do Was, uczestników: okażmy trochę wyrozumiałości i mimo wszystko nie utrudniajmy życia ludziom, którzy w pocie czoła, nie sypiając po nocach przygotowywali dla Was konwent. Mimo że nie każda edycja wyjdzie tak jak powinna i nie każde wydarzenie jest dobrze zorganizowane, spróbujcie spojrzeć przez chwilę na to wszystko w szerszej perspektywie. Nie będziemy tu usprawiedliwiali każdego organizatora, bo są i tacy, którzy nie powinni więcej zbliżać się do organizowania czegokolwiek. Na szczęście takich przypadków mamy niewiele. I jeżeli konwent drożeje, to nie zawsze musi iść za tym jakiś znaczący wzrost jakości czy większa liczba atrakcji. Może płacąc te 10 złotych więcej przyczynicie się do tego, że organizator w końcu zje porządny obiad.

Za pomoc przy napisaniu artykułu, w postaci merytorycznych uwag i poprawek, odpowiedzi na wiele ciężkich pytań oraz za wszelkie wsparcie, serdecznie dziękuję wszystkim organizatorom, którzy tej pomocy udzielili, zarówno w rozmowach poprzez social media, jak i za pomocą bardzo niedoskonałej ankiety.

Korekta dodatkowa: Alicja „Vyar” Podkalicka