Konwenty Południowe - Wywiad z głównym organizatorem Tsuru Klub!

Kolejne niechciane wyskakujące okienko, jednak Unia Europejska wymaga od nas, byśmy poinformowali Cię o wykorzystywaniu i zjadaniu twoich ciasteczek (cookies) oraz wykorzystywaniu Twoich super tajnych danych. Robimy to tylko po to, by zwiększyć komfort i funkcjonalność portalu oraz dlatego, że jesteśmy głodni i lubimy ciasteczka. Zgodnie więc z Polityka Prywatności, czuj się poinformowany nasz drogi użytkowniku.

Czy kiedykolwiek zastanawialiście się jak to jest być organizatorem konwentu? Ile pracy trzeba włożyć w to, aby coś się „urodziło”? W takim razie zapraszam do wywiadu z organizatorem Tsuru Japan Festival oraz Mochiconu - Jaruto!
Wywiad

Himetsu: Od kiedy jeździsz na konwenty?

Jaruto: Moja przygoda z konwentami rozpoczęła się 8 lat temu na Balconie; to od niego wszystko się zaczęło i właśnie wtedy zapłonął we mnie żar miłości do konwentów.

H: Jak to się stało, że zacząłeś organizować konwenty? Wpadłeś na ten pomysł na jednym z nich czy na spotkaniu ze znajomymi?

J: Pomysł wpadł mi do głowy na jakimś konwencie. Czemu by nie zrobić imprezy w Rybniku? Jeżeli da się zrobić taki event na drugim końcu Polski, to czemu nie w Rybniku, mieście, w którym – nawiasem mówiąc – nie mieszkam, po prostu jest to największa miejscowość w pobliżu? Do osiągnięcia celu potrzebowałem doświadczenia i znajomości, z czym pomogła mi grupa MiOhi, u której od podstaw dowiedziałem się co i jak – zaczynając od helpera, a kończąc na koordynatorze posiadłem tajemną wiedzę organizowania konwentu (śmiech - red.). Po drodze powstał lokalny Klub Miłośników Kultury Japońskiej TSURU, który zrzeszał okolicznych otaku na wszelkich spotkaniach, a w 2013 roku w bólach został zorganizowany pierwszy jednodniowy Tsuru One Day Event, który ku naszemu zaskoczeniu zgromadził ponad 400 osób z okolicy.  Uczestnikom tak się spodobało, że prosili o kolejny konwent. Tak powstał w tym samym roku dwudniowy Tsuru Japan Festival.

H: Czyli właściwie, aby zostać organizatorem, najlepiej zacząć od helperowania, żeby wszystko lepiej poznać „od kuchni”?

J: Dokładnie tak. Należy poznać trud tworzenia konwentu od podszewki, od najniższego szczebla, by potem doceniać trud każdej osoby tworzącej imprezę. Trzeba nabyć doświadczenia w pracy na każdym stanowisku, by potem móc odpowiednio zarządzać ludźmi. Znam wiele przypadków, gdzie osoby niemające żadnego doświadczenia ani nigdy niebędące na żadnym konwencie próbowały takie wydarzenie zorganizować. Tego typu sytuacje kończyły się odwołaniem imprezy bądź mierną jej jakością. Niestety, wiele osób myśli, że organizowanie konwentów jest banalne i robi się je niczym zlot mangowy: ogłasza się wydarzenie na Facebooku, schodzą się ludzie i przygotowują szkołę. Niestety, tak to nie działa. Z organizowaniem konwentu wiąże się wielka odpowiedzialność, mnóstwo papierkowej roboty, zawieranie umów, zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom, ciągłe odpisywanie na wiadomości, nieraz długie negocjacje z naszymi gośćmi, a podczas imprezy zarządzanie ludźmi na bieżąco i często robienie mnóstwa rzeczy naraz. Taki już los organizatora – ciężka praca, stres, krew i pot (śmiech – red.). Ale pomijając minusy, jest to bardzo satysfakcjonujące i czuję się spełniony po takiej imprezie, zwłaszcza gdy uczestnicy ją chwalą.

H: Mochicon będzie corocznym eventem?

J: Mochicon jest próbnym konwentem. Zobaczymy, jak się przyjmie. Czy będzie co roku? Kto wie, wszystko zależy od ludzi, frekwencji i chęci uczestników. Mam mnóstwo pomysłów na imprezy i chciałbym je zrealizować.

H: Jeśli Mochicon wypali, to myśleliście nad organizacją, przykładowo, 3-4 konwentów rocznie? Czy może byłaby to zbyt wysoko zawieszona dla Was poprzeczka?

J: Nie ukrywam, że kiedyś nad tym myślałem, by zrobić kilka konwentów w roku, ale doszedłem do wniosku, że jest to niemożliwe. Wiem, że MiOhi robi ich kilka. Dlaczego jest to niemożliwe? Po pierwsze, to totalny masochizm i brakuje czasu na rozkręcenie dobrego eventu. Wolę dopracowany program konwentu, co wymaga czasu na zebranie i zorganizowanie atrakcji czy zaproszenie gości.  Moim maksimum są dwa konwenty w roku, letni i jesienny. Są one na tyle od siebie terminowo odległe, by można było przygotować dość solidny program. Przede wszystkim trzeba w określonym czasie stworzyć event, który będzie się rozwijać w imprezę większego formatu. Po drugie, terminy. Obecnie bardzo ciężko o dobry termin, niepokrywający się z inną imprezą. A jak wiadomo samo planowanie terminu eventu jest ważne – wystarczy inne wydarzenie w większym mieście i już tracimy pewną część uczestników. Ludzie zawsze pojadą tam, gdzie mają bliżej, tak samo wystawcy – ci wartościowi odwiedzą większy event w bardziej znaczącym mieście. Nawiasem mówiąc, moje dwie imprezy niełatwo było rozmieścić tak, by nie pokrywały się z innymi wydarzeniami, ale na szczęście udało nam się dogadać z pozostałymi organizatorami. Myślę, że zostanę przy dwóch imprezach – jedna będzie rozwijana jako większy event, a druga, znacznie mniejsza, będzie obiektem eksperymentów. Mam mnóstwo pomysłów na konwenty, więc nieraz usłyszycie o tych projektach.

H: Czy masz jakieś plany rozwoju Tsuru Japan Festival?

J: Pomysłów na rozwój Tsuru Japan Festival jest wiele, myślę, że niedługo się o tym przekonacie. Co roku staramy się organizować coraz lepsze atrakcje, zapraszamy unikatowych gości, takich jak m.in.: Cyber Marian, Agnieszka Grzelak, Włodek Markowicz, cosplayerki z zagranicy, przygotowujemy warsztaty długopisów 3d, zabawy z okularami VR Sony. Nasz konwent co roku aranżuje oryginalną salę tematyczną – do tej pory pojawiły się takie sale, jak: Harry Potter, Wiedźmin, Pokemon czy Disney. A teraz zaskoczymy Was kolejnymi niesamowitymi atrakcjami!

H: Czy masz pomysł, jak rozwiązać problem z za małą szkołą?

J: Problem z za małą szkołą będzie zawsze, bo nie ma szkół tak wielkich, by pomieściły dwa tysiące ludzi i nie było ciasno. Rozwiązanie jest jedno: hale expo to jedyny słuszny kierunek, jeśli chce się robić konwenty na większą liczbę ludzi. Nie ukrywam, że w tym kierunku podąża przyszłość Tsuru. Hale expo są o tyle wygodniejsze, że jest większa przestrzeń do planowania i działania oraz mniejsze są trudności z zarządem szkół, które potrafiły być bardzo problematyczne.

H: Ile czasu zajmują Ci sprawy związane z organizowaniem konwentu?

J: Organizowanie konwentu raz w roku zajmowało okrągły rok ciągłego załatwiania czegoś – rozmowy z dyrektorami szkół, gośćmi, firmami zajmującymi się sceną, ochroną, mediami itd. Ciągle się coś załatwia, biega, odpowiada na pytania uczestników, odbiera telefony od zatroskanych rodziców, często nawet w późnych godzinach wieczornych lub o 6 rano! CIĘŻKA PRACA 24 godziny na dobę! W tym roku czeka nas nie lada wyzwanie, ponieważ organizujemy dwa konwenty, które dzielą zaledwie 4 miesiące. Mam nadzieję, że damy radę i uczestnicy będą zadowoleni.

H: Ile czasu przed danym konwentem zaczyna się on dla was (dopinanie organizacji na ostatni guzik itp.)?

J: Myślę, że około dwa tygodnie przed eventem to taki deadline, kiedy trzeba przygotować informatory do druku, identyfikatory, smycze, zakupić potrzebne rzeczy sanitarne itp. Najwięcej pracy jest w dzień poprzedzający konwent, kiedy należy przygotować całą szkołę.

H: Czy zdarzyło się coś nieprzyjemnego na jakimś konwencie, który organizowałeś?

J: Zależy, co masz na myśli. Chyba z niczym megapoważnym nie miałem do czynienia, zdarzały się jedynie incydenty związane z próbami wnoszenia alkoholu na teren szkoły.

H: Mam na myśli jakieś niechciane ciąże i rodziców dzwoniących z pretensjami lub spore straty spowodowane przez któregoś z uczestników.

J: Na szczęście w mojej karierze organizatora nie było żadnych ciąż i pretensji rodziców. Jeśli chodzi o straty, to w zeszłym roku podczas konwentu została zniszczona tablica szkolna, ale nie jest to aż tak duża szkoda przy dwóch tysiącach ludzi na konwencie. Z sytuacji z uczestnikami i ich rodzicami był przypadek, że dwie dziewczyny uciekły z domu, by wziąć udział w konwencie bez zgody opiekunów. Potem ci rodzice szukali swoich pociech. Na szczęście wszystko się wyjaśniło i dobrze skończyło. 

H: Jakie macie korzyści z organizowanych eventów?

J: Korzyści są różne: sława, bogactwo, kobiety (śmiech – red.). A tak naprawdę osobiście czerpię niewiarygodną radość z organizowania konwentów i dawania ludziom dobrej imprezy. Organizując eventy, mogę się ciągle rozwijać, uczyć się nowych rzeczy, spełniać takie moje małe marzenia, jak na przykład spotkania ze znanymi osobami, które podziwiam i które zawsze chciałem spotkać. Normalnie nie miałbym szans się z nimi zobaczyć, porozmawiać, uścisnąć dłoń. Takim gościem był między innymi Cyber Marian. Miałem okazję poznać go prywatnie oraz zobaczyć jego prawdziwą twarz (śmiech – red.)! To naprawdę pozytywny człowiek! Właśnie na konwentach mogę poznawać ludzi z niesamowitymi pasjami i doświadczeniami, którzy zarażają pozytywną energią. Nie ukrywam, że będąc organizatorem konwentów nieraz jestem rozpoznawany na innych imprezach albo na ulicy, co często jest miłe, ale czasem również uciążliwe. Ostatnia korzyść to zwykły zarobek. Tsuru jest firmą i musi zarobić na siebie i na podatki.

H: Czy jest coś, na co zwracacie szczególną uwagę na Waszych konwentach?

J: Szczególną uwagę staramy się poświęcić uczestnikom. Chcemy im dać jak najwięcej, by poczuli się docenieni, dopieszczeni, by bezpiecznie i chętnie wracali na nasze imprezy. Co mam na myśli? Jak to mówią, diabeł tkwi w szczegółach. Staramy się, by na naszych imprezach znalazły się unikatowe atrakcje, sale, goście czy też dodatki, jakie otrzymają uczestnicy.

H: Czy Wasze konwenty będą tylko na południu?

J: Konwenty Tsuru raczej będą się odbywać na Śląsku. Jakoś sobie obecnie nie wyobrażam organizowania konwentu na drugim końcu Polski. Byłoby to uciążliwe i kosztowne ze względu na odległość. Pozostaniemy na Śląsku i skupimy się na przygotowaniu imprezy o większym formacie.

H: Bardzo dziękuję za wywiad. :D

 

 

Tagged Under